Nur selten sind die Anforderungen und Aufgaben der Kassenprüfer in der Satzung, in einer Finanzordnung oder speziellen Vereinsordnung beschrieben. Der Kassenprüfer hätte bei wörtlicher Auslegung nur die Prüfung der Kasse vorzunehmen, wobei es in vielen Vereinen eine solche traditionelle Bargeldkasse“ gar nicht mehr gibt. Man verlangt in der Regel jedoch mindestens von ihm, dass er weiterhin prüft, ob die Ausgaben sachlich richtig, und wirtschaftlich verwendet wurden und mit dem Haushaltsplan übereinstimmen. Letztlich wäre von Vorteil, wenn der Kassenprüfer einen exakt definierten Prüfungsauftrag von der Mitgliederversammlung, in deren Auftrag er prüft, schriftlich mitgeteilt bekäme.
Persönliche Anforderungen
Fast wie ein Profi
Ein elementarer Gedankenfehler externen Betrachter aber leider auch manch Betroffener ist, dass die Anforderungen an eine ehrenamtlich Aufgaben wegen der Ehrenamtlichkeit geringer seien als an die einer vergleichbaren bezahlten Tätigkeit. Dem ist nicht so, und dies gilt auch für den ehrenamtlichen Kassenprüfer.
Unabhängig, unbefangen und unparteilich
Die geforderte Unabhängigkeit ist dann nicht gegeben, wenn z.B. ein bezahlter Übungsleiter, der diese Funktion einem Vorstandsbeschluss verdankt“, anschließend als Kassenprüfer die Rechnungslegung des Vorstands prüft. Auch die im Verein vorhandenen Hierarchien und Weisungsbefugnisse sind zu beachten. Bevor Sie das Amt des Kassenprüfers annehmen, prüfen Sie sich, ob Sie unbefangen an diese Aufgabe herangehen können. Man ist nicht unparteilich, wenn man als verlängerter Arm“ der Vereinsopposition es dem Vorstand einmal zeigen will. Die Aufgaben des Kassenprüfers, das werden wir noch aufzeigen, sind gänzlich andere.
Gewissenhaft und eigenverantwortlich
Die nötige Ernsthaftigkeit und Gewissenhaftigkeit erwartet man auch beim ehrenamtlichen Kassenprüfer. Dies zeigt sich auch an dem nicht zu knapp zu kalkulierenden Zeitaufwand für diese Tätigkeit. Sie können Ihre Verantwortung als Kassenprüfer nicht delegieren, aber Sie können sich deutlich dagegen verwahren, dass man versucht, in Ihre Tätigkeit und Ihre Beurteilung hineinzureden. Wenn nicht anders beschlossen, ist bei mehreren Kassenprüfern jeder für seinen Aufgabenbereich verantwortlich, oder, wenn keine Aufgabenaufteilung erfolgt, alle gemeinsam für das gemeinsam erzielte Ergebnis.
Verschwiegenheit
Es versteht sich fast von selbst, dass nur der Vorstand und die Mitglieder, allerdings nur in der Mitgliederversammlung, etwas über die Inhalte der Kassenprüfung erfahren dürfen.
Prüfungsprozess
Soll Ermittlung – Ableitung aus vorgegebenen Normen
Die für Sie relevanten Prüfungsnormen sind die für Vereine geltenden gesetzlichen Bestimmungen aus dem Vereinsrecht, insbesondere dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), dem Vereinssteuerrecht, insbesondere der Abgabenordnung, aber auch die für juristisches Personen, und das sind die Vereine nun einmal, geltenden allgemeinen Rechtsnormen, soweit sie für Vereine anwendbar sind (z.B das Handelsgesetzbuch HGB).
Natürlich gehören auch die Vereinssatzung dazu sowie die für den Vorstand verbindlichen Vereinsordnungen wie auch die Beschlüsse der Mitgliederversammlung. Für das Rechnungswesen maßgebend sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Es wäre nun Vermessen, von Ihnen in diesen Gebieten die gleichen Fachkenntnisse zu verlangen, wie von den handelnden Personen. Aber Sie sollten schon in der Lage sein, durch Befragung und durch Nachschlagen in entsprechender Literatur zu einem fachlich fundierten Urteil zu kommen.
Ist Ermittlung – Ableitung aus Prüfungsgegenstand
Den Ist Zustand des Prüfungsgegenstands (siehe dort) ermitteln Sie im Rahmen Ihrer Prüfungsdurchführung, die in Ihr pflichtgemäßes Ermessen gestellt ist. Ermessen billigt Ihnen einen Gestaltungsspielraum zu, der jedoch von der Pflicht zu fachgerechtem Vorgehen begrenzt wird. Stellen Sie zum Beispiel im Rahmen einer Stichprobenprüfung eine überdurchschnittlich Zahl von Fehlern fest, sind Sie gehalten, den Prüfungsumfang bis hin zu einer evtl. vollständigen Prüfung auszudehnen, auch wenn dies den ursprünglich vorgegeben zeitlichen Rahmen sprengt.
Vergleichsprozesse – Soll – Ist Vergleich
In diesem Prozess stellen Sie zunächst nur fest, wo die Handhabung in Ihrem Verein von den von Ihnen für richtig erachteten Normen abweicht. Ein Beispiel: Der Schatzmeister zahlt die Übungsleiterentschädigungen ohne Anweisung durch die Abteilungsleiter aus und beruft sich auf entsprechende Vorstandsbeschlüsse. Sie monieren dies, weil dadurch Zahlungen geleistet werden könnten, obwohl der Übungsleiter die vereinbarte Leistung nicht erbracht hat. Sie werden die Argumente abwägen und letztlich im Beurteilungsprozess zu einem Ergebnis kommen.
Beurteilungsprozess – Ergebnis, Prüfungsurteil
Im Beurteilungsprozess geht es darum, die Abweichungen im Soll – Ist -Vergleich zu bewerten und zu gewichten. Am einfachsten haben Sie es, wenn es keine Abweichungen gibt, oder die Abweichungen unwesentlich sind. Die nächste niedrigere Qualitätsstufe wäre die Feststellung von Mängeln, die schon schwerwiegender sind, die die Verantwortlichen aber bereinigen können oder für die Zukunft abstellen werden.
Bei bedeutenden Mängeln, die zu Vermögensschäden führen oder führen könnten, oder wenn in einem weniger schweren Fallen die Beteiligten sich Ihrer Auffassung nicht anschließen wollen oder können, muss dies deutliche Erwähnung in Ihrem Prüfungsbericht finden und kann durchaus dazu führen, das Sie der Mitgliederversammlung empfehlen, dem Vorstand die Entlastung zu verweigern. Die Mitgliederversammlung kann den Vorstand dann trotzdem entlasten. Ihre Aufgabe, der Mitgliederversammlung Ihr Ergebnis und Ihre Einschätzung des Prüfungsobjekts wiederzugeben, haben Sie trotzdem erfüllt.
Schlussbesprechung
Ihre ausführlichen Prüfungsergebnisse besprechen Sie möglichst während der Prüfung oder/und nach der Prüfung mit dem Vorstand im Rahmen einer so genannten Schlussbesprechung. In der Schlussbesprechung können auch Sachverhalte angesprochen werden, die nicht unbedingt in die Mitgliederversammlung gehören. Wir halten es dabei für normal, dass sich der Vorstand bzw. der i.d.R. hauptbetroffene Schatzmeister nicht immer Ihrer Beurteilung anschließen. Bedenken Sie auch, dass es von Ihrem taktischen Gespür und diplomatischem Geschick abhängen kann, dass dem Vorstand nicht die Freude an seiner Arbeit genommen wird.
Zusammengefasstes Prüfungsergebnis
Der Mitgliederversammlung geben Sie im Rahmen Ihres Prüfungsberichts ein zusammengefasstes Prüfungsergebnis bekannt. Wenn es nicht Ihren Erkenntnissen völlig widerspricht, sollten Sie dem Vorstand und ausdrücklich dem Schatzmeister für seine Arbeit danken. Die Mitgliederversammlung hat ein absolutes Auskunftsrecht.
Zu beachten sind jedoch höherwertige Rechte, so ist es rechtens, Fragen nach Übungsleiterentschädigungen nur mit der Gesamtsumme zu beantworten oder eine Durchschnittssumme anzugeben, nicht jedoch diese Zahlungen auf einzelne Personen herunterzubrechen.
Bei der Abfassung Ihres Berichts sollten Sie berücksichtigen, dass nur wenige Zuhörer komplizierten buchhalterischen oder steuerlichen Sachverhalten folgen können.
Niemand arbeitet fehlerfrei, eine Aufzählung aller aufgedeckten Mängel führt leicht zu einer Fehleinschätzung der insgesamt guten Arbeit des Vorstands oder des Schatzmeisters. Andererseits haben Sie eine Mitteilungspflicht: Stellt der Kassenprüfer bei Wahrnehmung seiner Aufgaben Tatsachen fest, die den Bestand …des Vereins… gefährden, seine Entwicklung beinträchtigen oder schwerwiegende Verstöße gegen Gesetz oder Satzung erkennen lassen, so hat er …der Mitgliederversammlung (den Aufsichtsrat) hierüber zu berichten. (HGB)
Prüfungsgegenstand
Jahresabschluss
Die Prüfung
Die Prüfung des Jahresabschlusses hat sich darauf zu erstrecken, ob die gesetzlichen Vorschriften und die sie ergänzenden Bestimmungen der Satzung beachtet sind. In diese Prüfung ist die Buchführung einzubeziehen. Die Jahresabschlussprüfung lässt sich somit als eine Gesetz-, Satzungs- und Ordnungsmäßigkeitsprüfung charakterisieren.
Gesetzmäßigkeitsprüfung
Durch die Gesetzmäßigkeitsprüfung soll festgestellt werden, ob die Buchführung und der Jahresabschluss den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Zu diesen Vorschriften zählen insbesondere die Vorschriften für alle Vereine, ergänzend die Vorschriften für Kaufleute und die Spezial gesetzlichen Vorschriften des BGB und der steuerlichen Gesetze.
Satzungsmäßigkeitsprüfung.
Im Rahmen der Satzungsmäßigkeitsprüfung soll festgestellt werden, ob die Buchführung und der Jahresabschluss den Bestimmungen der Satzung entsprechen. Dabei ist nur die Einhaltung der Bestimmungen zu prüfen, die sich auf das Prüfungsobjekts beziehen. Dazu zählen beispielsweise die Bestimmungen über Aufwandsentschädigungen, Reisekosten etc..
Ordnungsmäßigkeitsprüfung.
Durch die Ordnungsmäßigkeitsprüfung soll in erster Linie die Einhaltung der formalen Ordnungsprinzipien der Buchführung als Grundlage für eine ordnungsgemäße Rechnungslegung geprüft werden. Dazu gehören die Prüfung der ordnungsgemäßen Führung der Bücher sowie, so weit erforderlich, die ordnungsgemäße Durchführung der Inventur und der ordnungsgemäßen Aufstellung des Inventars.
Rechenschaftsbericht des Vorstands
Der Rechenschaftsbericht ist darauf zu prüfen, ob er mit dem Jahresabschluss in Einklang steht und ob die sonstigen Angaben in dem Bericht nicht eine falsche Vorstellung von der Lage des Vereins erwecken. Dabei ist zu beachten, dass nur die Teile des Rechenschaftsberichts auf den Einklang mit dem Jahresabschluss geprüft werden, die sich auf im Jahresabschluss enthaltene Sachverhalte beziehen.
Aus „Arbeitsheft für Kassenprüfer“, erhältlich im Buchhandel oder unter http://www.vereinsbuchladen.de